Rachunkowość

Samochód osobowy w firmie i sposoby jego rozliczenia to zagadnienie wzbudzające niemałe zainteresowanie wielu podatników, za sprawą wielu ograniczeń w zaliczaniu poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodu i odliczenia VAT. Poniżej zatem krótki przewodnik po świecie przepisów dotyczących tego zagadnienia.

Ogólnie rzecz ujmując mamy następujące sposoby ujmowania samochodu w rozliczeniach firmy ze względu na jego formę własności i sposób wykorzystywania:

1. samochód firmowy wykorzystywany wyłącznie do celów firmowych

2. samochód firmowy wykorzystywany zarówno do celów firmowych jak i prywatnych – czyli tzw. „mieszanych”

3. samochód prywatny wykorzystywany również do celów firmowych

SAMOCHÓD UŻYTKOWANY WYŁĄCZNIE DO CELÓW FIRMOWYCH

W przypadku pierwszym, czyli gdy samochód jest własnością firmy i jest wykorzystywany wyłącznie na potrzeby firmy przedsiębiorca ma prawo do pełnego odliczenia VATu z wydatków związanych z nabyciem i eksploatacją auta oraz zaliczenia 100% wydatków na eksploatację do kosztów uzyskania przychodów. Przedsiębiorca musi jednakże wykazać Urzędowi Skarbowemu, że pojazd bezsprzecznie nie jest wykorzystywany na potrzeby prywatne właściciela firmy lub innych osób. Wiąże się to ze zgłoszeniem pojazdu do US na druku VAT-26, prowadzeniem na bieżąco szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu wraz ze stanami licznika kilometrów oraz ustaleniem zasad użytkowania pojazdu przez pracowników w formie regulaminu. Warto korzystać też z innych możliwości, jak np. montaż urządzeń GPS w samochodzie. Samochód nie powinien również być parkowany w miejscu, które sugerowałoby jego wykorzystywanie do celów prywatnych, np. przy domu pracownika.

Przypadek ten jest wątpliwy gdy np. przedmiotowy pojazd jest jedynym samochodem przedsiębiorcy, zachodzi bowiem wysokie prawdopodobieństwo, że jest on wykorzystywany również na potrzeby prywatne. To właściciel firmy musi wykazać w trakcie kontroli z US, że samochód jest wyłącznie wykorzystywany w firmie. W przypadku wątpliwości mogą zostać zastosowane sankcje karne.

SAMOCHÓD UŻYTKOWANY W CYKLU MIESZANYM

Z tego powodu przedsiębiorcy zwykle decydują się na określenie tzw. mieszanego sposobu wykorzystywania pojazdu firmowego – do celów firmowych i prywatnych. Nie mamy tutaj obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu – czyli tzw. kilometrówki, ani zgłaszania samochodu w Urzędzie Skarbowym. W zamian za swobodę użytkowania auta traci się prawo do odliczenia 50% VATu od paliwa i innych kosztów eksploatacyjnych, a w ciężar kosztów uzyskania przychodu może być zaliczone tylko 75% poniesionych wydatków (wraz z nieodliczonym VATem). Limit 50% odliczenia VATu dotyczy również początkowego nabycia pojazdu. Nieodliczona część VATu powiększa natomiast wartość początkową pojazdu.

SAMOCHÓD PRYWATNY W UŻYTKOWANIU FIRMOWYM

Przedsiębiorca ma również opcję wykorzystywania swojego prywatnego na potrzeby działalności gospodarczej, bez wprowadzania go do majątku firmy. Wydatki eksploatacyjne i ubezpieczenie mogą być tu ujmowane w koszty w wysokości 20% wartości faktur. Nie trzeba prowadzić „kilometrówki” ani zgłaszać samochodu do US. Limit odliczenia VAT od wydatków eksploatacyjnych auta prywatnego używanego również na potrzeby firmy jest tu taki sam jak przy cyklu mieszanym użytkowania samochodu firmowego, czyli 50%. Resztę nieodliczonego VATu doliczamy do wartości netto wydatków i 20% nieodliczonego VATu również trafia do kosztów.

POZOSTAŁE ISTOTNE ZAGADNIENIA

Jeżeli przedsiębiorca nie jest Vatowcem, całość wartości faktur wraz z VATem uwzględnia w kosztach uzyskania przychodów, z zachowaniem limitu procentowego odliczeń – 100%, 75% lub 20%.

Pozostaje do omówienia kwestia ujęcia w koszty nabycia samochodu na rzecz przedsiębiorstwa. Jeżeli kupujemy samochód używany o wartości nieprzekraczającej 10 tys. zł. możemy ująć go w koszty jednorazowo, jeżeli ta wartość przekracza 10 tys. zł. uwzględniamy samochód jako środek trwały, a kosztami w tym przypadku będzie amortyzacja. Cenę nabycia, po której wprowadzamy samochód do ewidencji środków trwałych stanowi cena zakupu wraz z kosztami związanymi bezpośrednio z zakupem – np. kosztami dostawy, rejestracji. Jest to wartość początkowa nabywanego auta, od której liczymy następnie amortyzację (stawka przy amortyzacji liniowej to 20%). Wartości te są nieco inne dla vatowców i nievatowców, gdyż ci drudzy nie mają możliwości odliczenia VATu od nabycia pojazdu, a wartość początkową zwiększa się o ten nieodliczony podatek, podobnie przy nieodliczeniu 50% VATu.

Od 2019 roku funkcjonują natomiast limity wartości pojazdów – 225 tys. zł dla samochodów elektrycznych i 150 tys. zł. dla pozostałych (spalinowych i hybryd), powyżej których poniesione wydatki nie będą stanowiły podstawy do ustalenia odpisów z tytułu zużycia środka trwałego, który uznajemy za koszty uzyskania przychodów.

Istnieje również limit w odniesieniu do składek na ubezpieczenie samochodu osobowego, których nie można ująć w koszty w części ustalonej odnośnie wartości powyżej 150 tys. zł., jeżeli wartość samochodu do celów ubezpieczenia tę kwotę przekracza. Dotyczy to składek zależnych od wartości pojazdu, takich jak AC.

Limit 150 tys. zł. funkcjonuje również w stosunku do umów leasingu i podobnych.  Nie można ująć w koszty dotyczących samochodu osobowego opłat wynikających z umowy leasingu, umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze, w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150.000 zł pozostaje do wartości samochodu osobowego będącego przedmiotem tej umowy.

Powyższe obostrzenia wynikają zarówno z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jak i od osób prawnych. Przepisy znajdziemy np. tu: http://www.przepisy.gofin.pl/przepisy,3,13,13,700,237316,20200101,art-22-23-koszty-uzyskania-przychodow.html

Oraz tu: http://www.przepisy.gofin.pl/przepisy,3,14,14,673,229441,20200101,art-15-16m-koszty-uzyskania-przychodow.html

W tej i wielu innych sprawach zapraszamy oczywiście do kontaktu z Biurem: https://profin.radom.pl/kontakt/